秘书电话礼仪。

在平时的生活学习中，实用文书渐渐充斥着我们的生活，实用文书一般都有固定的格式，你对实用文书的了解有多少呢？经过搜索和整理，小编为大家呈上秘书的电话礼仪范文5篇，请阅读，或许对你有所帮助！

秘书的电话礼仪范文 篇1

通话时声音不宜太大，让对方听得清楚就可以，否则对方会感觉不舒服，而且也会影响到办公室里其他人的工作。

接起电话时首先自报单位名称及所属部门。

接起电话时，要询问对方单位名称及所属部门，接转电话时为指定受话人提供便利。

当对方要找的人不在时，在不了解对方的动机，目的是什么时，请不要随便传话。为授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。

当你正在通话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话人致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访客人稍等，然后继续通话。

如果对方没有报上自己的姓名，而直接询问上司的去向，此时应客气而礼貌的询问：对不起，请问您是哪位?

要转告正在接待客户的人有电话时最好不要口头转达，可利用纸条传递口信，这样不仅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尴尬和不悦。

听不清楚对方说话的内容时，最好不要犹豫，应立即将状况明确告知对方，请对方给予改善。

秘书的电话礼仪范文 篇2

接听电话的步骤

1、接听电话前：

⑴、准备笔和纸：如果大家没有准备好笔和纸，那么当对方需要留言时，就不得不要求对方稍等一下，让宾客在等待，这是很不礼貌的。所以，在接听电话前。要准备好笔和纸。

⑵、停止一切不必要的动作：不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情，对方会感到你在分心，这也是不礼貌的表现。

⑶、使用正确的姿势：如果你姿势不正确，不小心电话从你手中滑下来，或掉在地上，发出刺耳的声音，也会令对方感到不满意。

⑷、带着微笑迅速接起电话：让对方也能在电话中感受到你的热情。

2、接听电话

⑴、三声之内接起电话：这是星级酒店接听电话的硬性要求。此外，接听电话还要注意：

①、注意接听电话的语调，让对方感觉到你是非常乐意帮助他的，在你的声音当中能听出你是在微笑;

②、注意语调的速度;

③、注意接听电话的措辞，绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎;

④、注意双方接听电话的环境;

⑤、注意当电话线路发生故障时，必须向对方确认原因;

⑥、注意打电话双方的态度。

⑦、当听到对方的谈话很长时，也必须有所反映，如使用“是的、好的”等来表示你在听。

⑵、主动问候，报部门介绍自己;

⑶、如果想知道对方是谁，不要唐突的问“你是谁”，可以说“请问您哪位”或者可以礼貌的问，“对不起，可以知道应如何称呼您吗?”;

⑷、须搁置电话时或让宾客等待时;应给予说明，并至歉。每过20秒留意一下对方，向对方了解是否愿意等下去。

⑸、转接电话要迅速：每一位员工都必须学会自行解决电话问题，如果自己解决不了再转接正确的分机上，并要让对方知道电话是转给谁的。

⑹、对方需要帮助，大家要尽力而为：作为酒店的员工应尽力去帮助宾客，对于每一个电话都能做到以下事情①、问候 ②、道歉 ③、留言 ④、转告 ⑤、马上帮忙 ⑥、转接电话⑦、直接回答(解决问题) ⑧、回电话

⑺、感谢对方来电，并礼貌地结束电话：在电话结束时，应用积极的态度，同时要使用对方的名字来感谢对方。

⑻、要经常称呼对方的名字，这样表示对对方尊重。

留言五要素

致：即给谁的留言

发自：谁想要留言

日期：最好也包括具体时间

记录者签名：有助于寻找线索，或弄清不明白的地方

内容：具体的说话内容

打电话的一些简单技巧

1、如果接到的电话是找你的上级时，不要直接回答在还是不在，要询问清楚对方的姓名和大概意图，然后说帮您找一下。将所了解的情况告诉你的上级，由他判断是否接电话。

2、打电话时，列出要点，避免浪费时间。

3、在打电话之前，要准 备好笔和纸，不要吃东西、喝水或抽烟，要保持正确的姿势。

4、如果你找的人不在，可以问一下对方什么时间可以再打电话或请其回电话，同时，要将自己的电话号码和回电时间告诉对方。

5、在给其他部门打电话时，要先报部门和姓名，这样可以避免对方因为询问你的情况而浪费时间。

秘书的电话礼仪范文 篇3

①　敬语。谢谢、非常感谢是道谢的常用语。初次见面称“久仰”，很久不见称“久违”，请人批评称“指教”，求人谅解称“包涵”，托人办事称“拜托”。

②　欢迎语。欢迎来宾时应用“您好”、“欢迎光临”、“您的光临，使我感到不胜荣幸!”、“再次见到您，真是十分高兴”等。在服务对象再次来到时，应以欢迎用语表明自己记得对方，以使对方产生受重视之感。

③　应答法。这是在回答对方呼唤、感谢自己或提出某要求表示歉意时的礼貌用语，如“请您吩咐”、“不用谢”、“我尽力满足您的要求”、“没关系”、“不必介意”等。志愿者在使用应答语时，基本要求是：随听随答、有问必答、灵活应变、热情周到、尽力相助、不失恭敬。

④　歉语。在工作中因种种原因而带给他人不便或妨碍、打扰对方时，服务人员必须及时向对方表达自己的歉意，使用规范的道德用语，向对方赔礼。道德用语有很多，在需要使用时，志愿者应根据不同的对象、不同事件、不同场合而进行认真选择。最为常用的有“抱歉”、“对不起”、“请原谅”、“请包涵”、“失礼了”、“失陪了”等。

秘书的电话礼仪范文 篇4

如果拨错号码，应礼貌地向对方道歉，不可随手挂机，然后向对方说：对不起。选择恰当的拨打时间如无紧急情况，一般白天应在8点以后（假日在9点以后），夜间则在22点之前，以免打扰他人休息。有午睡的季节，不应在中午打电话，一般通话时间以3~5分钟为宜，伎俩提高通话效率，减少占用时间。拨打电话前应做好充分的准备通话以前，应对谈话内容与目的做到胸有成竹，有的放矢，避免词不达意，结结巴巴的通话。发传真时的礼节如发传真，而对方使用的又是电话/传真两用机，也就是两种机器使用同一个电话号码，你可先拨通对方号码，通知对方：您好，请打开传真机，我有传真件发给您，谢谢。待耳机中听见尖利独特的传真记号时，便可发送传真件。

秘书的电话礼仪范文 篇5

秘书的电话礼仪

作为一名秘书，电话是我们每天工作中必不可少的工具之一。通过电话，我们与客户、同事、上级进行各种沟通，因此良好的电话礼仪显得尤为重要。本文将详细探讨秘书的电话礼仪，以提供一些实用的建议和指导。

首先，秘书在接听电话时应该注意使用专业的问候语。在接听电话的第一声问候前，我们可以在办公桌前做个简单的准备，确保自己的语气和态度都是积极友好的。我们可以说：“您好，xx公司秘书处，我是xx秘书，请问有什么我能帮您的吗？”这样的问候语既简洁明了又专业礼貌。

其次，在与对方进行对话时，我们要认真倾听。无论对方说话内容多少，我们都要保持耐心听完，不中断、不打断。在对方说话的过程中，我们可以适时使用肯定性的回应，如“是的，我明白了”或“好的，我会尽快为您办理”。这样的回应可以让对方感到被重视，有效地提高沟通效果。

此外，秘书应注意保持良好的口头表达能力。沟通时，我们应用清晰、准确的语言表达自己的意思。避免使用口语化的词汇或习惯用语，确保对方能够完全理解我们的意思。同时，要注意语速和音量的控制，以保证对方能够听清我们的话，而不会感到困惑。

除了语言表达能力，我们还应注重自我介绍和电话接入规范。当我们需要拨打电话给客户或同事时，接听方可能不熟悉我们的声音，因此在接电话时要简单自我介绍：“您好，我是xx公司秘书，我想和您确认一下......”这样的自我介绍可以帮助对方更好地了解我们的身份和目的。同时，在电话结束时，我们还要使用礼貌性问候语，如“再见”或“祝您度过愉快的一天”。这样的问候表明我们的尊重和关心，给对方留下良好的印象。

当面谈话很重要，但有时候不可避免需要通过电话进行一些讨论或决策。在这种情况下，秘书要注意电话会议的礼仪。首先，提前做好会议准备工作，包括会议议程、相关材料的准备和电脑系统的测试等。其次，在会议中要注意控制自己的语速和音量，并且给予对方充足的发言机会。在发言时，最好在开始之前先简单自我介绍一下，以帮助其他与会人员更好地了解我们的身份。最后，会议结束时，我们可以总结一下重要的决策和行动计划，并提醒与会人员下一步的工作安排。

在现代社会，电话已成为我们日常工作中不可或缺的重要工具之一。良好的电话礼仪可以提高我们与他人的沟通效果，增进合作关系，帮助我们更好地开展工作。作为一名优秀的秘书，我们应该时刻注意自己的电话礼仪，并不断提升自己的沟通能力，以便更好地为公司和团队服务。

总结起来，秘书的电话礼仪包括使用专业的问候语、认真倾听、保持良好的口头表达能力、注重自我介绍和电话接入规范以及遵守电话会议的礼仪等。通过遵循这些准则，我们可以更好地与他人进行电话沟通，提高工作效率和质量，展现出作为秘书的专业素养。