文件管理制度。
规章制度是指用人单位制定的管理规则和制度的总和，用人单位制定的规章制度应当符合法律和政策的要求。规章制度给公司具体做事情提供的一个规范和流程，制定合理的适合企业发展的规章制度比较有难度，我们怎么样才能制定好一篇规章制度呢？考虑到你的需求，实用文书网编辑特意整理了“文件管理制度如何写”，欢迎您参阅读本网页！
文件管理制度如何写 篇1
一、档案人员岗位责任制
1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。
2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》，贯彻执行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规和规章，认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。
3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。
4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。
5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。
6、保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。
7、编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。
8、积极开发档案信息资源，利用室藏档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。
9、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。
10、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。
二、档案保管制度
1、档案实行专人管理，非档案管理人员不得随便开启档案箱、橱。
2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。
3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放，资料按类别排列存放。
4、档案箱、橱进行统一编号，自门口开始从左至右，自上而下编号。
5、维护档案安全，每个箱橱必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。
6、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。
三、档案保密制度：
1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。
2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。
3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。
4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。
5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。
四、档案移交制度：
1、档案室应按有关规定向上级档案馆移交档案。
2、应移交的档案包括文书档案、专门档案、会议档案等各门类、载体的具有永久、长期保存价值的全部档案。
3、档案移交时应将目录等检索工具及编制的组织沿革、文件汇编、参考资料等随同一起移交。
4、交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签字盖章。
5、档案人员调动工作时，也必须办理上述移交手续，并经分管领导繁体字认证后方可离开岗位。
五、档案立卷归档制度
1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。
2、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。
3、每年将有保存价值的文件材料，按照“年度”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。
4、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。
5、文书档案在第二年四月底前立卷归档，其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年六月前移交档案室，其它门类档案的移交按有关规定执行。
6、各处室归档的案卷必须编制移交目录，向档案室移交，交接双方按移交目录清点核对，并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查，及时登记，编目上架。
7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。
六、档案统计制度：
1、建立、健全科学的档案统计工作，准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。
2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐，做到数字准确。
3、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平时原始数据登记工作，注意积累统计资料。
4、每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录。
5、逐步实现统计工作完整性，统计分类标准化，统计基础工作规范化。
七、档案的开发利用
1、充分利用档案为教育教学服务。
2、查阅档案时必须保持案卷整洁，严禁涂改。
3、对档案的利用要及时登记。
八、检查与考核
1、档案工作应列入学校和各部门工作计划，并列入有关人员的职责范围及工作标准。
2、本标准由市社区服务中心办公室每年进行一次全面检查，并作为考核有关部门、有关人员的依据。
文件管理制度如何写 篇2
文件的收发、阅批、执行、催办工作是医院实施有效行政管理的重要途径,各级领导和部门必须执行如下规定:
1、由上级机关下发的各类行政、政工、医疗科研教学和后勤等方面的下行文件,都应由医院办公室签收登记,各职能部门和个人不能私自签收保存文件。
2、医院办公室主任负责对各类收文的审阅,并按文件性质送有关主管领导或部门传阅和执行。院级领导批阅一般文件不超过三天,重要文件立即批阅。
3、各职能部门对院领导批示文件应在规定时间抓好落实,落实后应将执行情况与原文件一并返回院办。
4、院办文秘人员负责对文件批转及执行过程中的督促、检查,有权对延误工作的部门提出批评。
5、执行文件批转过程中的签收、注销规定,对丢失文件、延误工作者应予批评,严重影响工作造成损失者向院领导提出处理意见。
6、各类文件在批转过程中必须使用规定的纸张和笔(钢笔、毛笔)书写,字迹要工整。
文件管理制度如何写 篇3
1、学校各部门对学校以上文件的收发，传递，阅办，保管，存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。各部门、年组取的文件要有专人保管，并按要求定期交回。
2、收发文件有登记。收到上级文件后，由专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记；向下发文时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。
3、传阅文件有专夹。做到及时，准确，去向清楚；达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。
4、借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批，本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。
5、缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上交或是销毁，都必须分类列出清单备查。
6、存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管，存放文件的室内要有昼夜值班人员，确保文件管理安全。
7、秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的纪律处分。
8、上级召开会议由领导带回的文件，一律交文秘人员登记，保管干部调动工作，事先要把文件交清。
文件管理制度如何写 篇4
瑞普(天津)生物药业有限公司
Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd.
公司文件管理制度
1.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。
2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。
3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。
4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。
4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。 4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。 5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类：
5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。
5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项； 5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。 5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。 5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。
5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。
5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。 5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。 5.10批复：答复请示事项用“批复”。
6.文件格式：
6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式； 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。
6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成；
6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。
6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。
6.5.1公司级发文 瑞普 总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。 6.5.2人事任免类发文 瑞普 人字【XXXX】XXX号 6.5.3总裁办发文 瑞普 办字【XXXX】XXX号 6.5.4财务部发文 瑞普 财字【XXXX】XXX号 6.5.5研发部发文 瑞普 研字【XXXX】XXX号 6.5.6质管部发文 瑞普 质字【XXXX】XXX号 6.5.7营销中心发文 瑞普 销字【XXXX】XXX号
6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。
6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。 6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间内按期完成。 6.9具体要求：
6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容；
6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。
例：一.
（一）1、 （1）2、（1）??
或：1. 1.1 1.1.1 2. 2.1 2.1.1, ??
6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词;
6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；
6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范；
6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。 7.收文：
7.1收文一律使用《天津瑞普生物技术股份有限公司收文簿》；
7.2外单位来文均由总裁办指定专人收文，由总裁办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。 7.3文书处理工作：
7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；
7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和
英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表； 8.发文：
8.1发文执行天津瑞普生物技术股份有限公司发文流程，发文程序如下： 公司内部发文：
拟稿人→核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核→公司主管领导（总监、副总裁）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案 对外发文：
拟稿人→部门经理或总监、副总裁审核→总裁核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案 9.附则：
9.1本制度的最终解释权及修改权归天津瑞普生物技术股份有限公司总裁办； 9.2本制度的制定、解释、修改等工作由公司总裁办负责，经公司总裁批准后下发； 9.3本制度自下发之日起生效。 9.4附相关支持性文件。 9.4.1文件页面格式 9.4.2文件阅办单 9.4.3公文拟稿纸 9.4.4标题格式
签发：
二零一零年一月十五日
模板一
瑞普(天津)生物药业有限公司
Ringpu (Tianjin) Bio-Pharmacy Co., Ltd.
公司文件资料管理制度
瑞普津 管字（XXXX年）XXX号
签发：
主题词： 报送： 发送： 抄送：
文件管理制度如何写 篇5
工程部机房上墙文件:锅炉房管理制度
1、炉工必须持有国家劳动部门颁发的《司炉工操作证》。
2、操作人员必须认真贯彻'安全第一、预防为主'的方针。
3、严格执行锅炉安全操作规程和各项规章制度。
4、锅炉运行须两人操作,认真填写运行表和各种记录。
5、发现锅炉管道、阀门、各种报警设备有异常现象危及安全时,应采取紧急并报告上级主管。
6、认真执行巡回检查制度,定时进行巡回检查,并做好记录。
7、格执行门禁制度,外来人员进入锅炉房必须登记《工程部机房外来人员登记表》。
8、锅炉房内禁止吸烟。
9、停炉后关闭天然气总阀,关闭锅炉总电源。
10、锅炉房内应保持地面、设备、水箱、软水罐的清洁。
xx物业管理公司工程部
20xx年x月x日
文件管理制度如何写 篇6
文件档案管理制度
1目的
为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2范围
本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责
3.1各过程管理部门职责：
3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。
3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2生产部职责：
3.2.1负责管理手册的编制。
3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。
3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容
4.1确定文件种类
4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。
4.1.3综合管理体系文件
a.方针、目标和指标；
b.实现方针、目标和指标的策划；
c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
4.1.4资料和记录
相关的资料包括但不限于：
a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）；
b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专
文件管理制度如何写 篇7
为了控制公司文件发放的适当范围、作废文件的及时回收，确保各部门、车间所使用的公司文件的有效性，特制定本规定。
1、文件的发放：
(1)财务部、生产部、营销部办公室以本部门名义构成且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收。需要在公司各横向关联部门之间发放实施的文件，由办公室安排专人统一发放和回收。
(2)各部门需办公室安排发放文件时，务必将文件打印并复印好，由部经理书面写明发放范围、发放时间并签名后送综合管理部，由办公室主任安排文件发放人予以发放。
(3)任何文件，发放人须建立“文件发放回收登记表”。发放到各部门的所有文件，由部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收。代收人务必负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。
(4)需发放到正科长以下管理、辅助人员和职工的文件(包括学习材料等)，发放人只需发放到相关正科长级管理人员，再由正科长级管理人员安排发放到相关个人。
2、文件的更改：
(1)任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制构成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改(数据性或原则性的须报直属部经理签字认可)，连同编制构成部门负责人的私章送原发放人，由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。
(2)文件发放人根据更改字数多少和繁简状况，可到现场为原件人更改，也能够收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时务必用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处盖上原编制构成部门负责人的私章。
3、文件的换页：
(1)任何原因造成文件单页大面积修改，需换页的，由原编制构成将需修改页面进行修改并打印、复印好，由其部门负责人书面写明换页状况(属数据性、原则性修改须部经理签字认可)送原文件发放人，由原文件发放人根据原发放范围予以换页。
(2)所有需换页的文件，由文件发放人统一换页并注明执行时间，将原页销毁。
4、文件的回收、作废：
(1)因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件资料与新文件资料重复、冲突而失效的，由汇总部门或新文件编制构成部门负责人，安排原发放人予以回收。
(2)文件发放人在回收文件时，务必持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。
(3)每年12月下旬，由办公室通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。
(4)所有回收的文件均于回收当日送办公室，由办公室主任统一安排销毁。
5、其它规定：
(1)任何部门以公司名义构成的文件讨论稿或正式稿，务必发放到董事长兼总经理、财务部经理、生产部经理、营销部经理、公司各职能部门负责人及其他相关联人员，以便了解公司政策方向，根据公司各方面状况系统地进行修改，确保接口部门的相互配合。
(2)无论部门或公司发放的文件在发放前都务必在档案室存档备案。
(3)任何文件相关部门负责人接收后务必领学或传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。
(4)所有换页或作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但档案管理员务必在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。
文件管理制度如何写 篇8
1、目的
为了规范公司各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。
2、适用范围
适用于公司所有文件和制度的编号。
3、术语
根据文件性质分为质量体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。
3.1体系文件指质量手册、程序文件、支持文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。
3.2技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。
3.3合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。
3.4文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。
4、职责
4.1办公室负责行政文书、各种文件的编号和归口管理。
4.2财务部、供销部负责合同文件的编号和归口管理。
4.3生技部、研发部负责技术、工艺以及质量体系文件的编号和归口管理。
5、正文
5.1文件编号规则
5.1.1外来文件执行原编号。
5.1.2体系文件编号管理
5.1.2.1文件类别
5.1.2.2部门简称
5.1.2.3质量手册编号（Q/SXKXR-QM9001-××××）
发布年号
质量手册代号
公司标准代号
5.1.2.4程序文件编号（Q/SXKXR-QP-××××-××××）
Q/SXKXR –-
发布年号
顺序号
程序文件代号
公司标准代号
5.1.2.5管理文件编号（SXKXR-GW-××-×××-××××）
- -
发布年号
顺序号
部门代号
管理文件代号
公司代号
5.1.2.6作业文件编号（SXKXR-ZW-××-×××-××××） ××-×××-××××
发布年号
顺序号
部门代号
作业文件代号
公司标准代号
5.1.2.7管理通知编号（SXKXR-T-××-×××-××××）
发布年号
顺序号
部门代号
管理通知代号
公司标准代号
5.1.2.8质量记录（SXKXR-JL-××-×××）
-
顺序号
记录文件顺序号
质量记录代号
5.1.2.9表单编号（SXKXR-BD-××-×××-××××）
××-×××- ××××
发布年号
顺序号
部门代号
管理通知代号
公司标准代号
5.1.3文件分类：一阶文件（质量手册）二阶文件：（程序文件）三阶文件：（体系支持文件、作业文件、技术文件、制度管理文件等）四阶文件：（表单、
记录等）；一阶、二阶文件以及公司级通用文件无需注明部门代号，三阶文件及各部门发布的内部文件需注明部门代号。
5.1.4文书文件编号
5.1.4.1一般文书类别简称表（如有文件类别未在此限定内，可纳入综合类）
5.1.4.2红头文件编号（办公室【××××】×××号）
顺序号
发布年号
部门代号
5.1.4.3一般文书编号（SXKXR-××-×-××××-××-×××）如：SXKXR-03-J-20xx-06-001表示办公室20xx年6月发出的第一份会议纪要
5.2文件编写规范
5.2.1文件分为标题→编号→目的→适用范围→术语→职责→正文→接口文件→记录→附则等十部分（严格执行以上编写顺序），可依据文件性质进行适当删减。
5.2.2体系文件编写规范（见附件一）
5.2.3技术文件根据技术文件编写规范进行编写，技术文件简称JW，文件编号格式：
年号
顺序号
部门代号
技术文件代号
公司标准代号
5.2.4合同文件根据合同文件编写规范进行编写，合同文件简称HW。文件编号格式：
--
发布年号
顺序号
部门代号
合同文件代号
公司标准代号
5.2.5文书文件编写规范
5.2.5.1红头文件编写规范（见附件二）
5.2.5.2报告/请示编写规范（见附件三）
5.2.5.3会议纪要编写规范（见附件四）
5.2.5.4一般性通知编写规范（见附件五）
5.2.5.5通报编写规范（见附件六）
6、附则
6.1本办法从20xx年6月1日开始执行。
6.2本办法的解释权归公司办公室。
文件管理制度如何写 篇9
第一条 管理要点（bMRBh.coM 笔墨评语网）
1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。
4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条 制度规范
1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条 文件管理流程设计
1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
文件管理制度如何写 篇10
一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度如何写 篇11
1.目的：为适应当前信息系统管理需要，充分节约纸张办公，公司文件采用山西四建网站、飞信平台、电子邮箱等电子文件的形式进行传递和管理。使文件能及时传递到使用场所，确保文件的适用性、有效性，防止失效或作废文件的使用。
2.适用范围：适用于公司、分公司、项目部文件管理过程。
3.职责
3.1董事长负责批准企业综合管理手册。
3.2总经理负责批准各系统管理分手册。
3.3公司各分管领导对本系统文件进行审批，管理者代表负责审核各管理手册中质量、环境及职业健康安全标准有关内容。
3.4公司办公室负责对公司红头文件和上级来文的管理，负责对集团公司及各单位文件的收发统一控制管理。
3.5企业管理部负责组织企业管理手册的编写，组织文件接口讨论，负责其发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档等管理工作；定期评审各项管理制度、管理办法、实施细则等管理性文件的适用性，负责山西四建网站及飞信平台上发布的电子文件的管理和电子邮箱地址的管理工作。
3.6公司各职能部门负责编制和修订本系统的管理手册、负责本部门出台的各项管理制度、管理办法、实施细则、作业指导书、目标指标等管理性文件的会签、发放、使用、更改、作废、回收、换版、存档，并组织实施与管理。
3.7各职能部门识别出适用的法律法规标准规范及其他要求，尽量在网络中查找，并下载，由企业管理部上传到山西四建网站，资源共享。质量监控部、安全监控部、技术管理部每年发布一次与质量、环境、职业健康安全、技术相关的适用法律法规及其他要求清单。
3.8公司职能部门、分公司、项目部设专兼职文件管理员对文件进行接收、发放等管理；
3.9分公司办公室负责收集各项目部邮箱地址，并及时将文件传递到文件的使用场所。
文件管理制度如何写 篇12
为了加强学校档案的科学管理，保证档案的系统性与完整性，有效地为学校管理服务，结合本校实际情况，特制定本制度。
一、总则
第一条学校成立档案管理工作领导小组，明确一位校领导分管档案工作，负责协调、解决档案工作中存在的问题。
第二条学校设立综合档案室，隶属教导处领导，统一管理学校各部门形成的各种门类和载体的档案，并负责指导其他各部门做好当年的档案管理工作。
第三条根据档案工作实际需要，综合档案室配备专职档案人员负责档案的接收、管理，提供利用等工作，各部门设兼职档案人员，负责部门文件材料的形成、积累、整理，并按规定向综合档案室移交。
二、立卷、归档
第四条各部门平时要做好文件、资料的收集、整理，文件、资料的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。
第五条各类文件、资料由综合档案室负责整理立卷、归档。
第六条文件、资料立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括上级文件，内部资料，活动资料及簿、册、图表，出版物、照片、光碟等），均属立卷归档范围。
第七条立卷的原则。遵循文件、资料的自然形成规律，保持文件、资料之间的历史联系，区分文件、资料的保存价值，便于保管和利用。
第八条立卷方法。学校档案按文书、教学（含学籍和教师业务档案）、会计、基建分类，声像档案独立编目组卷。
1、文书档案按保管期限、年度分类，由档案管理员组卷归档。
2、会计档案，按会计凭证、会计帐簿、会计报表和其会计文件材料分别排列，由财务室整理归档。
3、学籍档案，按教学年度、届分类，按年级、班级组卷，由学生处负责收集、整理归档。
4、教师业务档案，以人为单位分类、整理，由教务处负责收集、整理归档。
5、基建档案，按基建项目组卷，由总务处收集、整理，工程竣工后移交档案室。
6、声像档案，按载体性质、形状分类排列，由电教室人员整理、归档。
7、学校各部门每学期工作计划、总结及制定的各种规章制度等年终移交综合档案室。
第九条保管期限分为永久、长期、短期三种。
1、永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的有长远利用价值的文件，划为永久保存。
2、长期保存。凡是在相当长时间内需要查考的文件，划为长期保存。长期保存为15年至50年。
3、短期保存。凡是在较短时间内需要查考的各种文件、资料，划为短期保存。短期保存为15年以下。
第十条文件的组合。组合的基本作法如下：
1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件，应组合在一起。
2、会议文件应单独组合。
3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。
4、工作计划、总结等文件，一般可按部门名称组合。
5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。
第十一条档案盒内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
第十二条文件归档份数。一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。
第十三条归档时间。
1、阶段归：凡专项工作、基建工程中形成的文件、材料，在任务完成后，相关部门一个月内要将应归档的文件、材料收集齐全、分类整理好，由专项负责人审定后，交综合档案室归档。
2、随时归：上级文件、通知，人事调动材料，在落实好文件精神或办好调动手续后交综合档案室归档。
3、年度归：各项管理中形成的文件、材料，各部门一律在次年第一季度内，将应归档的文件、材料收集齐全、分类整理好，由各部门负责人审定后，向综合档案室移交。
第十四条归档文件案卷的要求。各部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：
1、归档的文件、材料必须准确地反映学校各项活动的真实情况和历史过程。
2、归档文件、材料必须系统齐全、完整。
3、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用黑色笔书写或打印，字迹要工整、清晰。
4、档案盒的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份。
第十五条案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份以电子文档保存。
三、档案的管理和利用
第十六条综合档案室按照学校对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。
第十七条综合档案室的管理贯彻“以防为主，防治结合”的原则，切实做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防尘、防虫、防盗。经常检查防护设施和档案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档案的安全与完整。
第十八条档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记表，档案用完后应及时归还。
第十九条借用档案人员必须做到：
1、调阅人员应自觉维护档案的完整、安全与保密。不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。
2、调阅的档案只限在档案室室查阅，借用前必须登记，用后应及时归还，归还时要进行清查、核对和注销。
3、调阅一般档案由教导处主任批准。调阅带密级或重要的管理档案，须经校领导同意方可进行。只有在上一级党政领导机关或司法机关必须以档案原件作为证据或者学校某项工作必须的特殊情况下，经学校档案管理工作领导小组批准，方可将档案原件借出室外使用。
4、调阅人员摘抄、复制档案时，应征得档案管理人员同意。
第二十条档案室工作人员应做到：
1、接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利用。填写好查阅档案登记表。
2、要仔细检查归还档案，发现对档案有损坏或泄密者，应及时向分管领导报告，按有关规定处理。
3、确保文件、材料的安全，做好保密工作。
4、平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件，以便存档和查阅。
四、档案的鉴定与销毁
第二十一条建立由分管档案的领导、主要部门负责人员参加的鉴定销毁领导小组，负责学校档案鉴定、销毁。
第二十二条制定各类档案保管期限，作为档案鉴定销毁的依据。
第二十三条销毁档案程序
1、对已到保管期限的档案，经鉴定确无保存价值的要拟写销毁报告并登记造册。
2、会计档案的销毁，应经上级主管部门的批准。
3、其他档案销毁应由学校鉴定领导小组签字，两人以上参加销毁，密件按规定要求销毁。
4、销毁的文件要造册存档备查。
五、建立档案保密制度，维护档案的完整和安全
第二十四条档案管理员要认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》及有关法规，严格遵守国家统一制发的“保密守则”和本单位有关保密规章制度。
第二十五条档案工作人员必须做到对涉及党和国家以及本系统、本单位的机密守口如瓶。
第二十六条非档案人员未经许可，不得进入档案库房。
第二十七条借阅档案必须严格执行保密制度，认真履行借阅手续。
第二十八条利用档案中的密件，必须经校领导批准，在调阅室内阅读，不准带走。
